Manuál pro pobočné spolky ČRS ke směrnici k ochraně osobních údajů
Publikováno 19.Březen 2015 v kategorii Archiv1. Místní organizace vyhotovila podle vzoru připraveného Radou ČRS Směrnici o ochraně osobních údajů a schválila ji usnesením výboru. Schválenou směrnici a metodický pokyn k ochraně osobních údajů uložila do svých dokumentů v sídle místní organizace pro případ kontroly ze strany dozorového orgánu (Úřadu na ochranu osobních údajů)
2. Informací o zpracování osobních údajů a poučení o právech v souvislosti s ochranou osobních údajů člena (příloha Směrnice č. 1) je místní organizace povinna dát na vědomí všem členům dle možností „ČRS“ a to buď formou veřejné vývěsky nebo umístěním na webové stránky nebo poskytnutí informací při výdeji povolenky k lovu ryb.
3. Místní organizace je povinna chránit osobní údaje členů před zneužitím.
a) Při zpracování osobních údajů členů formou programu nainstalovaném v PC je povinna zabezpečit PC přístupovým heslem. Je povinna stanovit okruh osob, které mají právo přístupu k datům v PC.
b) Při zpracování osobních údajů členů automatizovaně v elektronické formě ve webovém rozhraní (např. LIPAN, EvMOi a jiné) je povinna zabezpečit přístup k webovému rozhraní přístupovým jménem a heslem. Je povinna stanovit okruh osob, které mají právo přístupu k webovému rozhraní.
c) Při zpracování osobních údajů členů v listinné podobě, které jsou uloženy a zabezpečeny v kartotéce, je povinna listiny zabezpečit tak, aby byl znemožněn přístupu cizích osob (např. zamčená místnost, trezor). Je povinna stanovit okruh osob, které mají právo přístupu ke kartotéce.
4. Pro osobní údaje člena – jméno, příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu (ulice a číslo, obec, PSČ) není potřeba souhlasu členů. V případě podání námitky proti zpracování těchto osobních údajů musí být člen poučen, že v důsledku námitky dojde k ukončení zpracování osobních údajů, bez kterého není další členství v ČRS možné. Pokud člen na své námitce bude trvat, musí být zpracování osobních údajů ukončeno a automaticky zrušeno i členství v ČRS (nemůže mu být vydána povolenka k lovu ryb).
5. Pro osobní údaje člena – telefonní číslo, e-mail a jiné je potřeba získat souhlas člena. Souhlas člena k těmto osobním údajům může být odvolán, neudělen. Při neposkytnutí, odvolání souhlasu nesmí místní organizace odmítnout vydat povolenku nebo zrušit členství. (příloha č. 3 směrnice)
6. Vrácené povolenky k lovu ryb je místní organizace povinna zabezpečit tak, aby nedošlo k šíření a zneužití osobních údajů člena viz čl. VIII směrnice.
7. V případě zániku členství dle § 3 odst. 7 Stanov ČRS musí být všechny osobní údaje člena neprodleně vymazány z informačního systému (PC) a v případě listinné podoby nevratně zlikvidovány. V případě zániku členství dle §3 odst. 7 písm. c) Stanov ČRS bude člen převed do evidence vyloučených členů dle §7 odst. 9 Stanov ČRS.
8. Po uplynutí kárného opatření vyloučení dle § 5 odst. 1 písm. d) Stanov ČRS musí být osobní údaje člena neprodleně vymazány z informačního systému (PC) a v případě listinné podoby nevratně zlikvidovány.
9. Dle čl. 33 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů je ČRS povinen v případech porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu a pokud možno do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl, ohlásit porušení dozorovému úřadu. Dle čl. 34 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů je ČRS povinen oznámit porušení zabezpečení osobních údajů subjektů údajů tedy členům.
